Firmanız, Hazine ve ‘MASAK’ denetimine hazır mı? Suç gelirlerinin aklanması, terör ve kitle imha silahlarının finansmanının önlenmesi başta olmak üzere firmaları ilgilendiren birçok yeni düzenleme hayata geçiyor. Kuyumcu, altın, değerli metal ve döviz firmaları, söz konusu düzenlemelerden ne kadar haberdar? Yaptıkları alışveriş ve düzenledikleri faturalar mevzuata uyumlu mu? Kurumların sağlıklı yönetilmesi ve sürdürülebilir büyümesine katkı sunmak amacıyla danışmanlık desteği veren TeoLupus İç Denetim ve Risk Yönetim Danışmanlığı partneri Alp Buluç, kuyumcu firmalarının Hazine, MASAK ve BİST denetimleri için nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlattı.   TeoLupus firmalara ne tür hizmetler sunuyor?  TeoLupus kurumların sağlıklı yönetilmesine ve sürdürülebilir büyümesine katkı sunmak misyonu ve butik hizmet verme anlayışı ile hareket eden ve güvence ve danışmanlık hizmeti sunan bir yönetim danışmanlık firmasıdır. Mevzuata Uyum Hizmetleri, İç Kontrol Sistemi Tasarım ve Hayata Geçirilmesi, İç Denetim ve Kurumsal Risk Yönetimi Danışmanlığı, Stratejik Yönetim Danışmanlığı, Bayilik (Franchise) Denetimi, ERP Danışmanlığı, İnsan Kaynakları Danışmanlığı, Sabit Kıymetler Danışmanlığı, Dijital Dönüşüm Danışmanlığı, Hukuki Risklerin Yönetimi Danışmanlığı, Kurumsal Yönetim ve Profesyonel Yönetim Danışmanlığı, E-ticaret Denetimi Hizmetleri, Maliyet Optimizasyonu Hizmetleri ve Mağaza Denetimi Hizmetleri konularında firmalara yönetim danışmanlığı hizmeti veriyoruz.   Kaç yıldır kuyumculuk ve döviz firmalarıyla çalışıyorsunuz? 2021 Temmuz ayı itibari ile ‘’Suç Gelirlerinin Aklanması, Terörün Finansmanı ve Kitle İmha Silahlarının Finansmanının Önlenmesi’’ konularındaki kanuni düzenlemelere bağlı olarak MASAK tarafından çıkarılan Tedbirler Yönetmeliği ve kambiyo mevzuatında düzenlenen 1 Temmuz 2021 itibariyle (A) Grubu Yetkili Müesseseler ile Kıymetli Maden Aracı Kuruluşlarının tabi tutulduğu yükümlülüklerin yürürlüğe girmesiyle birlikte bu sektörde mevzuata uyum danışmanlığı hizmetimizle mükelleflerin yanında yer almaya başladık. Aslında bu alandaki temel yükümlülükler, 2008 yılından bu yana yayımlanmaktadır. Düzenlemeler son yıllarda yoğunluk kazanmaktadır. Yetkili müesseseler, kıymetli maden aracı kuruluşları ve kıymetli maden, taş veya mücevher alım satımı yapanlar ile bu işlemlere aracılık edenler ile bir dizi farklı sektörlerden kurumlar, kuruluşlar ve şirketler bu mevzuata tabidir. Bu yükümlülüklerin gereği gibi yerine getirilmesi noktasında ulusal otoritelerin Hazine’nin, MASAK ve BİST’in beklentileri ve denetimleri devam etmektedir. Biz, sektörde bir kısmı Borsa İstanbul üyesi olan A grubu yetkili müessese, kıymetli maden aracı kurumu, üretici ve kuyumcularla çalışıyoruz. Bu nedenle bu konuda ciddi deneyim sahibiyiz. Ayrıca, çalışanlarımızın sahip olduğu mesleki sertifikalar, güvence konularında sahip olunan farklı sektörel tecrübeler müşterilerimize kaliteli hizmet sunmamıza kaynaklık etmektedir.   Kuyumcular, denetimlerde sorun yaşamamak için neler yapmalıdır? Kambiyo ve MASAK mevzuatına hâkim olmaları ve bunun yanında yükümlülüklerini zamanında ve doğru yerine getirmeleri önem arz etmektedir. Bu mevzuatın kurumsal bir yaklaşımının olması, şirketleri düzenli bir süreç içeren çalışma tarzına yönelterek kendi verilerini takiple, çalışanların alacakları eğitimlerle, kuracakları güçlü şirket iç kontrol sistemiyle ve dönemsel raporlamalarla geleceğe yönelik sağlam adımlarla ilerlemelerine yönlendirmektedir. Risk yönetimi, iç kontrol, iç denetim, temel prosedürlerin hazırlanması, yazılı süreçler ve iyi bir belge ve arşiv düzenine sahip olmaları (bazı belgeler asgari 8 yıl bünyede tutulmalıdır) sonraki adımlar için iyi bir başlangıç noktası olabilir. Ayrıca, OECD bünyesinde kurulan Mali Eylem Görev Gücü’nün uluslararası mevzuat geliştirilmesi ve ülkelerin ulusal mevzuatlarının buna uyum sağlama sürecinin ilerlemesiyle birlikte bu konuda duyarlılık ve denetimler artmaktadır. Özellikle, ülkemizin 2021 Ekim ayında Gri Liste’ye alınması bu konuda duyarlılığı ve çalışmaların önemini arttıran bir gelişme olmuştur. Ağırlıklı olarak geleneksel çalışma tarzı olan kuyumcuların bu süreçte uyum sorunu yaşamamaları için konusunda uzman mevzuata uyum danışmanlarından profesyonel destek almaları önem arz etmektedir.   MASAK’ başta olmak üzere Hazine-Maliye ekiplerinin yapacağı rutin veya olağan üstü ziyaretlerde kuyumcu firmaları, evrak ve iç denetim olarak nasıl bir hazırlık yapmalıdır? Mevzuatta müşteri tanıma ve şüpheli işlemler başta olmak üzere uyulması gereken yükümlülükler mevcuttur. Tüm bu konulara hâkim olmaları, ilgili konularda uzmanlardan düzenli eğitimler alarak sürece hâkim olmaları, mevzuatı bilmeleri ve takip etmeleri, ayrıca iş süreçlerinde düzenli veri kalitesi, arşivleme ve raporlama sistemlerinde gerekli bilgileri muhafaza etmeleri büyük önem taşımaktadır. Anılan düzenlemeler kapsamında, düzenleyici ve denetleyici otoritelerin genel yaklaşımını, “Kanun ve düzenlemelere karşı sorumluluklar ve ödevler yerine getirilmekte midir?”, “Sürdürülebilir ve hesap verilebilir bir iç kontrol sistemi var mıdır?”, “Faaliyetlerde riskli alanlar ve / veya kör noktalar oluşmakta mıdır?”, “Şüpheli işlemler takip edilmekte ve raporlanmakta mıdır?”, ”Kurumsal yönetime önem verilmekte midir” gibi soru ve başlıkların düzenli takibi, denetlemesi ve yönetilmesi şeklinde değerlendirebiliriz. Mevzuatın uygulanmasına altyapı desteği sağlayan bilgi teknolojisi ve bilgi güvenliği de önem taşımaktadır. Bunun yanında kurumları bünyesinde güçlü bir iç kontrol sistemi kurmaları, risk analizleri ve iç denetim yapmaları kendilerine katma değer sağlayacaktır.   Altın veya mücevher alışverişinde nasıl bir yol ve yöntem izlemelidir? Müşterilerinden ne tür evraklar almalı veya tüm bu bilgileri mail ortamında kime veya kimlere iletmeli veya nasıl stoklamalı? Sadece altın değil, kıymetli maden (altın, gümüş, platin, paladyum) alım satımında ulusal ve uluslararası kurallar bulunmaktadır. Ticari teamüller çerçevesinde müşteriler tanınmalı ve işlem limitleri dahilinde alınacak bilgi ve belgeler konusunda bilgilendirme yapılmalıdır. Şüpheli işlemler hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. Tedarik zinciri konusunda tam bilgi sahibi olunmalıdır. İş akışları mümkün olduğu kadar yazıya dökülmelidir. Nakit yönetimi, stok yönetimi ve mutabakatlar ayrı titizlik gerektirmektedir. Günlük kayıtlar doğru ve düzenli olmalı ve sisteme girişi yapılmalıdır. İç kontrol, risk yönetimi ve iç denetim alanları bu konularda kendilerine değer katacaktır. Denetimlerde istenmesi muhtemel bilgi ve belgeler her an hazır bulundurulmalıdır. Tabii bütün bunlar bir süreç ve kurumsal olgunlaşma işidir, bugünden yarına olması kolay değildir, vizyon, hedefler ve kapasite ile ilgilidir.   MASAK veya diğer denetimlerde herhangi bir eksik evrak veya işlemle karşılaşıldığında firmaları ne tür cezalar veya müeyyideler bekliyor? Genel olarak günlük yapılan işlemlerde gerçek kişi veya kurumsal müşterilerle ilgili olan ve taraflarca doldurulması zorunlu olan formlarda bilgi eksiklikleri tespit edildiğinde veya müşteri bazında günlük işlem limitlerinin dikkate alınmadığı durumlarda nakdi veya uyarı cezaları söz konusu olabilir, işletmenin çalışma ruhsatının iptal edilmesi (geçici veya kesin) gibi ciddi cezalar söz konusu olabilir.   Hizmetleriniz firmaların sağlıklı büyümesi ve kurumsallaşmasına nasıl destek veriyor? TeoLupus olarak danışmanlık verdiğimiz şirketlere sadece MASAK, Hazine ve BIST mevzuatlarını yerine getirmede yardımcı olmuyor, iç kontrol, iç denetim, kurumsal risk yönetimi gibi konularda destek oluyor ve çalışmalarımızla bu süreçleri destekliyoruz. Sunduğumuz hizmetlerimizle en temel adımlar dahil olmak üzere müşterimizle birebir çalışarak hedeflerine, risklerine ve kontrollerine odaklanarak yol alıyoruz. Tüm süreçlerini inceleyerek iyileştirilecek şekilde destek veriyoruz. Risklere karşı alınabilecek tedbirleri hayata geçirmelerinde ve izleme aşamalarında yanlarında yer alıyoruz. Müşteriler esas itibariyle mevzuata uyum hizmeti başta olmak üzere ihtiyaç duydukları hizmetleri alabilmektedirler. Sonuç olarak, sunduğumuz hizmetlerle mevzuata uyum bakımından firma ve çalışanlar daha dikkatli, riskleri ön görebilecek ve yönetebilecek şekilde altyapılarını ve kapasitelerini geliştirmektedir. İç ve dış iletişimde daha dikkatli davranır duruma gelmektedir. Müşterinin tanınması, alınması gereken belgeler ve şüpheli işlem tipleri hakkında bilgileri artmaktadır. Konuları sorgulamayı ve analitik düşünmeyi daha iyi yapabilmektedirler.   Firmalara sunduğunuz hizmet ve eğitimleriniz, sağlayacağı faydaları da göz önünde tutulduğunda çok maliyetli mi? MASAK ve kambiyo mevzuatı gereği birçok başlık altında uzmanlarımızın sunduğu hizmetlerin ve eğitimlerin, müşterilerimizin mevzuata uyum risklerini en aza indirmesini amaçlıyoruz ve gelişimlerine yönelik olmasını göz önünde bulunduruyoruz. Sağlamış olduğumuz faydaların maliyetinden fazla olduğuna inanıyoruz.   Kuyumcu firmalarının mevzuat anlamında bilmesi gereken yeni gelişmeler var mı?  Güncellemeler ve değişikliklerden zamanında bilgi sahibi olabilmeleri için yükümlüklerini ve tâbii oldukları mevzuatı ve düzenlemeleri düzenli olarak yakından takip etmeleri ve güncel kalmaları büyük önem arz etmektedir. Sektörün dinamik olması, mevzuatın dünyadaki gelişmelere göre bizde de paralel gitmesi, mevzuatın sürekli değiştirilmesini gerektirmekte ve ilgili tarafların her zaman yeni mevzuatı ve gelişmeleri çok yakından takip etmesini gerektirmektedir.   Son olarak aktarmak istediğiniz bir konu veya vermek istediğiniz bir mesaj var mı? Kuyumculuğun finansal piyasaların ayrılmaz bir parçası olduğu düşünüldüğünde profesyonel danışmanlıkların ne kadar önemli olduğu açıktır. Risk yönetimi, iç kontrol sisteminin kurulması ve geliştirilmesi, iç denetim ve kurumsal yönetim bu mevzuata tabi kuruluşlar açısından özel uzmanlık gerektiren ve kamu otoritesinin artan seviyede önem verdiği mesleki alanlardır. Uluslararası standartları, uygulama kılavuzları, çerçeveleri, etik kuralları, sertifikaları ve meslek örgütleri bulunan bu alanlarda hizmetlerin Teolupus İç Denetim ve Risk Yönetim Danışmanlığı gibi yetkinlik sahibi şirketlerden sağlanması önemlidir. Kurumsallık, başarı ve sürdürülebilirlik tesadüf değildir ve bu süreçte alınan profesyonel bir ekip desteği, iş süreçlerinin aksamadan iyileşmesinde önemli yere sahiptir. Kıymetli madenler sektöründe mevcut geleneksel mesleki ve kurumsal birikimimizi, gelişen mevzuatın, bilginin ve teknolojinin ışığında sürdürmemiz aile kurumlarımızı nesilden nesile taşıyacak yapıların oluşturulmasında, modernize edilmesinde ve risklerin yönetilmesinde kritik bir önem taşımaktadır.   İletişim: Gayrettepe Mah. Yıldız Posta Cad. Akın Sitesi, 2. Blok No: 8 / 34 Beşiktaş Telefon :  +90 212 3180160 E-posta :  bilgi@teolupus.com